Penjelasan Pengendalian Intern

Seiring dengan tumbuh dan berkembangnya transaksi/bisnis perusahaan, pengendalian intern atu pengendalian internal (Internal Control) akan mutlak diperlukan demi keberlangsungan operasi perusahaan tersebut. Apa itu Pengendalian Intern?

Di bawah ini akan dijelaskan pengertian dari pengendalian intern, tujuan pengendalian intern, komponen pengendalian intern, manfaat pengendalian intern, dan keterbatasan pengendalian intern.

Pengertian Pengendalian Intern

Dalam suatu organisasi, pengendalian intern merupakan faktor yang essensial. Dengan pengendalian intern, maka akan dapat diketahui apakah suatu kegiatan/aktivitas di dalam organisasi berjalan sesuai dengan rencana, target, instruksi, prosedur, atau prinsip-prinsip yang telah ditentukan. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. 

Di Indonesia, Pengendalian Intern diatur dengan disahkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2010, yang mana definisi pengendalian intern menurut Undang-Undang ini ialah sebagai berikut: 

“Sistem Pengendalian Internal adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.” (Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2010: Pasal 1) 

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah merupakan adopsi dari COSO (Comittee Of Sponsoring Organization), COSO menjelaskan definisi dari pengendalian internal yaitu sebagai berikut: 

“COSO defines internal control as a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel. This process is designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in effectiveness and efficiency of operations, reliability of financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations. 

1. Internal control is a process. It is a means to an end, not an end in itself. 

2. Internal control is not merely documented by policy manuals and forms. Rather, it is put in by people at every level of an organization. 

3. Internal control can provide only reasonable assurance, not absolute assurance, to an entity’s management and board. 

4. Internal control is geared to the achievement of objectives in one or more separate but overlapping categories.”  (COSO, 2006:1) 

Kutipan tersebut menyatakan bahwa pengendalian internal adalah proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan seperti efektivitas dan efisiensi operasi, keandalan laporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Adapun arti dari pengendalian intern adalah: 

1. Pengendalian intern adalah suatu proses untuk mencapai tujun. 

2. Pengendalian intern tidak hanya didokumentasikan dalam manual kebijakan dan peraturan. Pengendalian Intern ini dilaksanakan oleh orang-orang di setiap tingkatan dalam sebuah organisasi. 

3. Pengendalian intern hanyalah dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan absolut. 

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa pengendalian intern adalah proses yang dilakukan oleh pimpinan dan seluruh pegawai pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Tujuan Pengendalian Intern

Penerapan Pengendalian Intern dalam suatu organisasi baik itu organisasi swasta maupun organisasi pemerintah, tentu memiliki tujuan yang hendak dicapai. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 menjelaskan bahwa tujuan Pengendalian Intern ialah sebagai berikut:

“Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan (SPIP) bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisisensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.” (Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2010: Pasal 2)

Selanjutnya, menurut Comittee Of Sponsoring Organization (COSO), tujuan pengendalian intern yaitu:

“...the achievement of objectives in the following categories:

1. Effectiveness and efficiency of operations,

2. Reliability of financial reporting,

3. Compliance with appllicable laws and regulations.”

(COSO, 2006:1) 

Salah satu tujuan dari sistem pengendalian intern adalah efektifitas dan efisiensi operasi, atau menurut PP No 60 Tahun 2008 ialah efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan. Efektifitas ini diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Efektivitas adalah suatu tingkat dimana sebuah organisasi dapat merealisasikan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut. Sedangkan, efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum demi mencapai hasil yang optimal.

Berdasarkan kedua sumber tersebut, dapat diketahui bahwa tujuan diterapkannya pengendalian intern adalah efektivitas dan efisiensi operasi, kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, kehandalan laporan keuangan dan pengamanan aset, mengurangi risiko terjadinya kesalahan dan penyimpangan, dan diharapkan dengan adanya pengendalian intern akan mampu memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan secara absolut atau mutlak bagi manajemen hal ini dikarenakan keterbatasan yang melekat dalam suatu pengendalian intern dalam mencapai tujuannya. 

Komponen Pengendalian Intern

Untuk mencapai tujuan pengendalian intern, maka tentunya pihak manajemen atau pembuat kebijakan harus merancang dan menerapkan 5 unsur pengendalian intern (5 elements of internal control). 

Menurut PP Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah, pengendalian intern terdiri dari 5 komponen yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Penjelasan komponen-komponen tersebut ialah:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Intern merupakan unsur dasar / fondasi bagi pembentukan unsur-unsur lainnya. Oleh karena itu fondasi dalam membangun Pengendalian Intern harus kuat agar dapat menopang dan mendukung unsur-unsur lainnya sehingga apa yang menjadi tujuan dilaksanakannya Pengendalian Intern dapat terwujud. Pimpinan Instansi Pemerintah wajib menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapan PI dalam lingkungan kerjanya, melalui:

a. Penegakan integritas dan nilai etika.

Penegakan integritas dan nilai etika sekurang-kurangnya dilakukan dengan:

1) Menyusun dan menerapkan aturan perilaku,

2) Memberikan keteladanan pelaksanaan aturan perilaku pada setiap tingkat pimpinan Instansi Pemerintah,

3) Menegakkan tindakan disiplin yang tepat atas penyimpangan terhadap kebijakan dan prosedur, atau pelanggaran terhadap aturan perilaku,

4) Menjelaskan dan mempertanggungjawabkan adanya intervensi atau pengabaian pengendalian intern dan menghapus kebijakan atau penugasan yang dapat mendorong perilaku tidak etis.

b. Komitmen terhadap kompetensi.

Komitmen terhadap kompetensi dapat dilakukan dengan:

1) Mengidentifikasi dan menetapkan kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam Instansi Pemerintah,

2) Menyusun standar kompetensi untuk setiap tugas dan fungsi pada masing-masing posisi dalam Instansi Pemerintah,

3) Menyelenggarakan pelatihan dan bimbingan untuk membantu pegawai mempertahankan dan meningkatkan kompetensi pekerjaannya,

4) Memilih pimpinan Instansi Pemerintah yang memiliki kemampuan manajerial dan pengalaman teknis yang luas dalam pengelolaan Instansi Pemerintah,

c. Kepemimpinan yang kondusif.

Kepemimpinan yang kondusif dapat dilakukan dengan cara:

1) Mempertimbangkan risiko dalam pengambilan keputusan,

2) Menerapkan manajemen berbasis kinerja,

3) Mendukung fungsi tertentu dalam penerapan PI,

4) Melindungi atas aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang tidak sah,

5) Melakukan interaksi secara intensif dengan pejabat pada tingkatan yang lebih rendah,

6) Merespon secara positif terhadap pelaporan yang berkaitan dengan keuangan, penganggaran, program, dan kegiatan. 

d. Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan.

Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan sekurang-kurangnya dilakukan dengan:

1) Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan Instansi Pemerintah, 

2) Memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dalam Instansi Pemerintah,

3) Memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam Instansi Pemerintah, 

4) Melaksanakan evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis,

5) Menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.

e. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat.

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat sekurang-kurangnya dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1) Wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangka pencapaian tujuan Instansi Pemerintah,

2) Pegawai yang diberi wewenang, memahami bahwa wewenang dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain dalam Instansi Pemerintah yang bersangkutan, dan

3) Pegawai yang diberi wewenang, memahami bahwa pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan penerapan PI.

f. Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya manusia.

Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan sumber daya manusia sekurang-kurangnya hal-hal sebagai berikut:

1) Penetapan kebijakan dan prosedur sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai,

2) Penelusuran latar belakang calon pegawai dalam proses rekrutmen, 

3) Supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai.

g. Perwujudan peran aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif sekurang-kurangnya harus:

1) Memberikan keyakinan yang memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah

2) Memberikan peringatan dini dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah, dan

3) Memelihara dan meningkatkan kualitas tata kelola penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah.

h. Hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait.

Hubungan kerja yang baik dengan Instansi Pemerintah terkait diwujudkan dengan adanya mekanisme saling uji antar Instansi Pemerintah terkait.

2. Penilaian risiko

a. Identifikasi risiko

Identifikasi risiko sekurang-kurangnya dilaksanakan dengan: 

1) Menggunakan metodologi yang sesuai untuk tujuan Instansi Pemerintah dan tujuan pada tingkatan kegiatan secara komprehensif,

2) Menggunakan mekanisme yang memadai untuk mengenali risiko dari faktor eksternal dan faktor internal, dan

3) Menilai faktor lain yang dapat meningkatkan risiko.

b. Analisis risiko.

Analisis risiko dilaksanakan untuk menentukan dampak dari risiko yang telah diidentifikasi terhadap pencapaian tujuan Instansi Pemerintah. Pimpinan Instansi Pemerintah menerapkan prinsip kehati-hatian dalam menentukan tingkat risiko yang dapat diterima.

3. Kegiatan Pengendalian

Pimpinan Instansi Pemerintah wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Instansi Pemerintah yang bersangkutan. Kegiatan pengendalian sebagaimana terdiri atas:

a. Review atas kinerja Instansi Pemerintah yang bersangkutan,

Review atas kinerja Instansi Pemerintah dilaksanakan dengan membandingkan kinerja dengan tolok ukur kinerja yang ditetapkan.

b. Pembinaan sumber daya manusia,

Dalam melakukan pembinaan sumber daya manusia, pimpinan Instansi Pemerintah harus sekurang-kurangnya:

1) Mengkomunikasikan visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi kepada pegawai

2) Membuat strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi, dan

3) Membuat uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi, program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencana pengembangan karir.

c. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi,

Kegiatan pengendalian atas pengelolaan sistem informasi dilakukan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan informasi. Kegiatan pengendalian atas pengelolaan sistem informasi meliputi: 

1) Pengendalian umum,

Pengendalian umum ini terdiri atas pengamanan sistem informasi, pengendalian atas akses, pengendalian atas pengembangan dan perubahan perangkat lunak aplikasi, pengendalian atas perangkat lunak sistem, pemisahan tugas, dan kontinuitas pelayanan.

2) Pengendalian aplikasi.

Pengendalian aplikasi ini mencakup berbagai macam pengendalian, antara lain: otorisasi, kelengkapan, akurasi, dan pengendaliaan terhadap keandalan pemrosesan dan file data. 

d. Pengendalian fisik atas aset,

Dalam melaksanakan pengendalian fisik atas aset, pimpinan Instansi Pemerintah wajib menetapkan, mengimplementasikan, dan mengkomuni-kasikan kepada seluruh pegawai:

1) Rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik, 

2) Rencana pemulihan setelah bencana.

e. Penetapan dan review atas indikator dan ukuran kinerja,

Dalam melaksanakan penetapan dan review indikator dan pengukuran kinerja, pimpinan Instansi Pemerintah harus:

1) menetapkan ukuran dan indikator kinerja

2) me-review dan melakukan validasi secara periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran dan indikator kinerja

3) mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja; dan

4) membandingkan secara terus-menerus data capaian kinerja dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut.

f. Pemisahan fungsi,

Dalam melaksanakan pemisahan fungsi, pimpinan Instansi Pemerintah harus menjamin bahwa seluruh aspek utama transaksi atau kejadian tidak dikendalikan oleh 1 (satu) orang.

g. Otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting,

Dalam melakukan otorisasi atas transaksi dan kejadian, pimpinan Instansi Pemerintah wajib menetapkan dan mengkomunikasikan syarat dan ketentuan otorisasi kepada seluruh pegawai.

h. Pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian,

Dalam melakukan pencatatan yang akurat dan tepat waktu, pimpinan Instansi Pemerintah perlu mempertimbangkan: 

1) Transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan dicatat segera, dan 

2) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan dalam seluruh siklus transaksi atau kejadian.

i. Pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya,

Pimpinan Instansi Pemerintah wajib membatasi akses atas sumber daya dan pencatatannya dan menetapkan akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya. Pimpinan Instansi Pemerintah wajib memberikan akses hanya kepada pegawai yang berwenang dan melakukan review atas pembatasan tersebut secara berkala.

j. Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya, dan

Dalam menetapkan akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya, pimpinan Instansi Pemerintah wajib menugaskan pegawai yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan sumber daya dan pencatatannya serta melakukan review atas penugasan tersebut secara berkala.

k. Dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern serta transaksi dan kejadian penting.

Dalam menyelenggarakan dokumentasi yang baik, pimpinan Instansi Pemerintah wajib memiliki, mengelola, memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi yang mencakup seluruh Sistem Pengendalian Intern serta transaksi dan kejadian penting.

4. Informasi dan Komunikasi

Pimpinan Instansi Pemerintah wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan Instansi Pemerintah harus sekurang-kurangnya:

a. Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, 

b. Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus.

5. Pemantauan

Pimpinan Instansi Pemerintah wajib melakukan pemantauan Sistem Pengendalian Intern. Pemantauan Sistem Pengendalian Intern dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan review lainnya.

a. Pemantauan berkelanjutan

Pemantauan berkelanjutan dilaksanakan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas.

b. Evaluasi terpisah

Evaluasi terpisah diselenggarakan melalui penilaian sendiri, review, dan pengujian efektivitas Sistem Pengendalian Intern. Evaluasi terpisah dapat dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau pihak eksternal pemerintah.

c. Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan review lainnya

Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan review lainnya harus segera diselesaikan dan dilaksanakan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan review lainnya yang ditetapkan.

Manfaat Pengendalian Intern

Pengendalian Intern tentunya diterapkan dalam suatu organisasi, dikarenakan memiliki manfaat yang baik bagi organisasi itu sendiri. Menurut COSO, manfaat pengendalian intern tersebut adalah: 

“Internal Control can help an entity achieve its performance and profitability targets, and prevent loss of resources. It can help ensure reliable financial reporting. And it can help ensure that the enterprise complies with laws and regulations, avoiding damage to its reputation and other consequences. 

(COSO, 2006:3) 

Berdasarkan kutipan di atas, dapat dikemukakan bahwa Pengendalian Intern dapat membantu entitas dalam mencapai target kinerja dan profit, serta mencegah hilangnya sumber daya. Hal ini dapat membantu memastikan pelaporan keuangan yang dapat diandalkan. Serta dapat membantu memastikan apakah perusahaan telah sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku, untuk menghindari kerusakan reputasi, dan konsekuensi lainnya. 

Keterbatasan Pengendalian Intern

Pengendalian intern dalam suatu organisasi tidak menjamin sepenuhnya bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai. Walaupun suatu organisasi telah dianggap memiliki pengendalian intern yang memadai namun tentu masih dapat terjadi kesalahan-kesalahan. Hal ini dikarenakan pengendalian intern memiliki beberapa keterbatasan yang dapat melemahkan pengendalian tersebut. 

Menurut Agoes (2012:106) dalam buku Auditing (Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik), menyatakan bahwa pencapaian tujuan sebuah organisasi dapat dipengaruhi oleh keterbatasan bawaan yang melekat dalam pengendalian intern. Tidak hanya itu, yang membatasi pengendalian intern adalah biaya pengendalian intern suatu entitas tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut. Hal ini dikarenakan pertimbangan manusia dalam pengambilan keputusan tentu saja dapat salah dan pengendalian intern dapat rusak karena kegagalan yang bersifat manusiawi seperti kekeliruan atau kesalahan yang bersifat sederhana.

Sources:

Agoes, Sukrisno. 2012. Auditing (Petunjuk Teknis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik). Jakarta: Salemba Empat.

COSO Announces Project to Modernize Internal Control – Integrated Framework (http://www.coso.org/COSORealeaseNov2010. Diakses tanggal 10 April 2012.

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.